Liste de contrôle pré-constitution

1. Sélectionnez le nom de la société

Vous devez choisir le nom de la société. Vous pouvez également opter pour une société à numéro.

• Le nom d'une société ontarienne doit se terminer par l'un des éléments suivants : Limited, Limitée, Incorporated, Incorporée, Corporation, Ltd., Ltée, Inc. ou Corp.
• Le nom d'une société ontarienne doit être en anglais, en français ou peut avoir une version dans les deux langues.
• Choisir un nom de société peut être une tâche difficile. Pour augmenter les chances que le nom que vous proposez soit accepté, essayez de choisir un nom aussi distinct que possible, tout en décrivant fidèlement votre entreprise. Si le nom de société que vous proposez utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'il soit accepté diminuent. De plus, vous ne pouvez pas utiliser un nom identique ou similaire à s'y méprendre à un nom déjà utilisé par une autre société ou un concurrent dans votre juridiction.
• Une société ontarienne peut également se voir attribuer un numéro comme dénomination sociale (par exemple, 123456 Ontario Inc.). Cela accélère le processus de constitution et permet la livraison immédiate des statuts constitutifs. La société peut ensuite enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme exerçant ses activités sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par sa dénomination sociale réelle (c.-à-d. le numéro suivi de Ontario Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations officielles et juridiques (p. ex. les contrats), elle peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionnez un siège social

Vous devez choisir un siège social pour la société qui se trouve en Ontario.

• Le siège social d'une société est l'endroit officiellement désigné comme tel par la société auprès du ministère ou de l'autorité gouvernementale compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une case postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'affaires de la société (p. ex., magasin, usine ou bureau) et n'a pas à être réellement un « bureau ». Si la société a plus d'un lieu d'affaires, vous pouvez choisir l'un de ces lieux.

3. Sélectionnez les actionnaires

Vous devez choisir qui seront les actionnaires de la société.

• Les actionnaires sont les personnes qui détiennent (c.-à-d. possèdent) les actions de la société. Quiconque détient les actions d'une société « possède » essentiellement la société. En raison des droits de vote qui sont habituellement rattachés aux actions, les actionnaires contrôlent la société.
• Toute société privée doit avoir au moins un actionnaire, et il peut y en avoir plusieurs (mais pas plus de 50).
• Vous aurez besoin de l'adresse résidentielle complète de chaque actionnaire.

4. Nombre d'actions

Vous devez choisir le nombre d'actions que chaque actionnaire détiendra.

• Une société peut émettre aussi peu ou autant d'actions qu'elle le juge souhaitable. L'élément crucial est la proportion d'actions initialement émises à chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a 2 actionnaires et que chacun doit avoir une participation de 50 % dans la société, il est sans importance que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale des actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, car chaque action aura une valeur inférieure. De plus, les émissions d'actions subséquentes de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions serait inférieure étant donné le plus grand nombre d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises à tous les actionnaires initiaux soit égal à 1 000 actions. Cependant, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

5. Individus ayant un contrôle significatif (ICS)

Vous devez préparer un registre de transparence.

Depuis le 1er janvier 2023, les sociétés privées en Ontario sont tenues de conserver leurs renseignements sur les bénéficiaires ultimes, ou les renseignements sur les «individus  ayant un contrôle significatif», dans leurs dossiers et de fournir ces renseignements sur demande aux organismes d'application de la loi, aux organismes de réglementation et aux autorités fiscales.

Ces exigences en matière d'information s'appliquent à toute personne, appelée “individu ayant un contrôle significatif”, qui:

• possède, contrôle ou dirige:
  • 25 % ou plus des actions avec droit de vote de la société OU‍
  • des actions qui représentent 25 % ou plus de la juste valeur marchande de toutes les actions en circulation de la société
• exerce une influence directe ou indirecte sur la société sans détenir au moins 25 % des actions, ou
• possède ou contrôle un nombre important d'actions conjointement avec d'autres personnes.

Les sociétés peuvent conserver les renseignements dans les dossiers au siège social de la société. Les sociétés n'ont pas besoin de soumettre les renseignements à un registre. Les sociétés doivent fournir ces renseignements aux organismes d'application de la loi, aux autorités fiscales et à certains organismes de réglementation, sur demande.

Quels renseignements devez-vous conserver?

Pour chaque individus ayant un contrôle significatif, la société doit conserver les renseignements suivants dans ses dossiers:

• Nom, date de naissance et dernière adresse connue de chaque individu ayant un contrôle significatif.
• Juridiction de résidence aux fins des impôts.
• Date à laquelle ils sont devenus ou ont cessé d'être un individu ayant un contrôle significatif.
• Description de la manière dont l'individu ayant un contrôle significatif sur la société, y compris une description des intérêts et des droits qu'il détient dans les actions de la société.
• Description des mesures que prend la société pour tenir ces renseignements à jour chaque année.
  

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre annuellement OU dans les 15 jours suivant la prise de connaissance d'un changement affectant leur registre.

6. Sélectionnez les administrateurs

Vous devez décider qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de la société et prennent toutes les décisions importantes pour celle-ci.
• Chaque société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules les personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• Depuis le 5 juillet 2021, une société provinciale ontarienne n'est plus tenue d'avoir un nombre minimum d'administrateurs résidents canadiens.
• Les administrateurs peuvent également être actionnaires et dirigeants (voir ci-dessous) de la société. En fait, c'est typique dans les petites sociétés.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

7. Sélectionnez les dirigeants

Vous devez décider qui seront les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que président, vice-président, secrétaire et trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'un poste. Par exemple, une personne peut être le président, le secrétaire et le trésorier de la société.
• Les dirigeants peuvent également être administrateurs et actionnaires de la société. En fait, c'est typique dans les petites sociétés. Il n'y a pas d'exigence de résidence canadienne pour les dirigeants.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque dirigeant : son adresse résidentielle complète et sa profession.

8. Fin de l'année fiscale

Vous devez sélectionner la fin de l'année fiscale de la société.

• Une année fiscale est toute période de 12 mois utilisée par une société comme période comptable officielle. La fin de l'année fiscale est le dernier jour officiel de l'année fiscale d'une société. La fin de l'année fiscale ne doit pas nécessairement être le 31 décembre, mais c'est généralement le dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les sociétés choisissent le 31 décembre comme fin d'année fiscale. Cependant, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons spécifiques de le faire.

9. Sélectionnez les comptables

Vous pouvez sélectionner les vérificateurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les vérificateurs sont les professionnels qui vérifient l'exactitude, l'équité et l'acceptabilité générale des registres comptables d'une société et les attestent. Une société doit généralement nommer un vérificateur pour préparer les états financiers annuels de la société. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les titres appropriés. Alternativement, vous pouvez nommer des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant que vérificateurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent choisir de ne pas nommer de vérificateur pour une année financière donnée. Tous les actionnaires doivent consentir à cette décision. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, où tous les actionnaires de la société doivent à nouveau consentir à ne pas nommer de vérificateur pour l'année financière suivante.

10. Frais d'incorporation gouvernementaux

Les sociétés ontariennes sont soumises à des frais gouvernementaux de constitution de 300,00 $. Les sociétés désignées nécessitent également un rapport de recherche supplémentaire au coût de 30,00 $.