Liste de contrôle pré-constitution

1. Sélectionnez le nom de la société

Vous devez choisir le nom de l'entreprise. Vous pouvez également opter pour une société numérotée.

• Le nom d'une société québécoise doit se terminer par l'un des éléments suivants : compagnie, corporation, inc. ou ltée.
• Le nom d'une société québécoise doit avoir une version française en plus de toute autre langue (y compris l'anglais).
• Choisir une dénomination sociale peut être une tâche ardue. Pour augmenter les chances que le nom que vous proposez soit accepté, essayez de choisir un nom aussi distinct que possible, tout en décrivant fidèlement votre entreprise. Si la dénomination sociale que vous proposez utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. De plus, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à utiliser un nom identique ou trompeusement similaire à un nom déjà utilisé par une autre entreprise ou un concurrent dans votre juridiction.
• Une société québécoise peut également se voir attribuer un numéro comme dénomination sociale (par exemple, 123456 Québec inc.). Cela accélère le processus d'incorporation et permet la livraison immédiate des statuts constitutifs. La société peut ensuite enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme exerçant ses activités sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par sa dénomination sociale réelle (c'est-à-dire le numéro suivi de Québec inc. ou ltée) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (p. ex. les contrats), elle peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionnez un siège social

Vous devez choisir un siège social pour la société qui se trouve au Québec.

• Le siège social d'une société est l'endroit officiellement désigné comme tel par la société auprès du ministère ou de l'autorité gouvernementale compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une case postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'affaires de la société (par exemple, magasin, usine ou bureau) et ne doit pas nécessairement être un "bureau". Si la société a plus d'un lieu d'affaires, vous pouvez choisir l'un de ces lieux.

3. Sélectionnez les actionnaires

Vous devez choisir qui seront les actionnaires de la société.

• Les actionnaires sont les personnes qui détiennent (c.à-d. qui possèdent) les actions de la société. Quiconque détient les actions d'une société en "possède" essentiellement la société. En raison des droits de vote qui sont habituellement attachés aux actions, les actionnaires contrôlent la société.
• Toute société privée doit avoir au moins un actionnaire, et il peut y en avoir plusieurs (mais pas plus de 50).
• Vous aurez besoin de l'adresse résidentielle complète de chaque actionnaire.

4. Nombre d'actions

Vous devez choisir le nombre d'actions que chaque actionnaire détiendra.

• Une société peut émettre le nombre d'actions qu'elle juge souhaitable. L'élément crucial est la proportion d'actions initialement émises à chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a deux actionnaires et que chacun doit avoir une participation de 50 % dans la société, il importe peu que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale des actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, car chaque action aura une valeur inférieure. De plus, les émissions d'actions ultérieures de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions serait plus faible étant donné le plus grand nombre d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises à tous les actionnaires initiaux soit égal à 1 000 actions. Cependant, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

5. Bénéficiaire effectif ultime - (BÉU)

Le 8 juin 2021, le gouvernement du Québec a introduit de nouvelles mesures et amélioré l'information disponible dans le registre des entreprises afin d'accroître la transparence des entreprises et de renforcer la protection du public. 

Obligation de déclarer le(s) bénéficiaire(s) ultime(s)

La définition d'un bénéficiaire ultime est « une personne physique (particulier) qui détient le droit de bénéficier d'une partie des revenus ou des actifs d'une entreprise, ou le droit de diriger ou d'influencer les activités d'une telle entreprise ».

Obligation d'envoyer une copie de la pièce d'identité de l'administrateur

Les entreprises doivent fournir une copie d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement uniquement pour les administrateurs actuels déclarés dans le registre des entreprises comme preuve de leur identité.

Obligation de déclarer la date de naissance des administrateurs et des actionnaires

Les entreprises doivent également déclarer la date de naissance de toutes les personnes inscrites au registre des entreprises.

Possibilité de déclarer également une adresse professionnelle / commerciale

Les entreprises doivent déclarer l'adresse du domicile des personnes ; toutefois, elles peuvent déclarer une adresse professionnelle / commerciale des personnes inscrites au registre afin que l'adresse du domicile de la personne ne soit pas publiée dans le registre des entreprises.

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre annuellement OU dans les 15 jours suivant la prise de connaissance d'un changement affectant leur registre. 

6. Sélectionnez les administrateurs

Vous devez déterminer qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de la société et prennent toutes les décisions importantes pour celle-ci.
• Chaque société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules des personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• Une société québécoise n'est PAS tenue d'avoir des administrateurs qui soient des résidents canadiens.
• Les administrateurs peuvent également être des actionnaires et des dirigeants (voir ci-dessous) de la société. En fait, c'est typique dans les petites entreprises.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

7. Sélectionnez les dirigeants

Vous devez décider qui seront les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que président, vice-président, secrétaire et trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'un poste. Par exemple, une personne peut être à la fois le président, le secrétaire et le trésorier.
• Les dirigeants peuvent également être des administrateurs et des actionnaires de la société. En fait, c'est typique dans les petites entreprises. Il n'y a aucune exigence de résidence canadienne pour les dirigeants.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque dirigeant : son adresse résidentielle complète et sa profession.

8. Fin de l'année fiscale

Vous devez sélectionner la fin de l'exercice financier de la société.

• Un exercice financier est toute période de 12 mois utilisée par une société comme période comptable officielle. La fin de l'exercice financier est le dernier jour officiel de l'exercice financier d'une société. La fin de l'exercice financier ne doit pas nécessairement être le 31 décembre, mais il s'agit généralement du dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les sociétés choisissent le 31 décembre comme fin d'exercice. Toutefois, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons spécifiques de le faire.

9. Sélectionnez les comptables

Vous pouvez sélectionner les vérificateurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les vérificateurs sont les professionnels qui vérifient l'exactitude, la justesse et l'acceptabilité générale des documents comptables d'une société et les attestent. Une société doit généralement nommer un vérificateur pour préparer les états financiers annuels de la société. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les titres de compétence appropriés. Vous pouvez également nommer des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant que vérificateurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent choisir de ne pas nommer de vérificateur pour un exercice donné. Tous les actionnaires doivent consentir à cette décision. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, où tous les actionnaires de la société doivent une fois de plus consentir à ne pas nommer de vérificateur pour l'exercice suivant.

10. Frais d'incorporation gouvernementaux

Les sociétés québécoises doivent acquitter des frais de constitution de 389,00 $ au gouvernement. Les sociétés désignées doivent également se procurer un rapport de recherche supplémentaire au coût de 75,00 $.

11. Délai de traitement gouvernemental pour les noms commerciaux

Veuillez noter que tout nom commercial sera déposé au moment de la constitution, mais qu'il faut prévoir un délai de traitement gouvernemental d'environ 7 à 14 jours ouvrables avant que le nom commercial ne soit officiellement approuvé.