Liste de contrôle pré-constitution

1. Sélectionnez le nom de la société

Vous devez choisir le nom de l'entreprise. Vous pouvez également opter pour une société numérotée.

• Le nom d'une société de la Colombie-Britannique doit se terminer par l'un des éléments suivants : Limited, Limitée, Incorporated, Incorporée, Corporation, Ltd., Ltée, Inc. ou Corp.
• Le nom d'une société de la Colombie-Britannique peut être en anglais, en français ou avoir une version dans les deux langues.
• Choisir une dénomination sociale peut être une tâche ardue. Pour augmenter les chances que le nom que vous proposez soit accepté, essayez de choisir un nom aussi distinct que possible, tout en décrivant fidèlement votre entreprise. Si la dénomination sociale que vous proposez utilise des noms communs ou populaires, les chances qu'elle soit acceptée diminuent. De plus, il se peut que vous ne soyez pas autorisé à utiliser un nom identique ou trompeusement similaire à un nom déjà utilisé par une autre entreprise ou un concurrent dans votre juridiction.
• Une société de la Colombie-Britannique peut également se voir attribuer un numéro comme dénomination sociale (par exemple, 123456 British Columbia Inc.). Cela accélère le processus de constitution et permet la livraison immédiate des statuts constitutifs. La société peut alors enregistrer un nom commercial et être connue de ses clients comme exerçant ses activités sous ce nom commercial. Bien que la société doive être identifiée par sa dénomination sociale réelle (c'est-à-dire le numéro suivi de British Columbia Inc. ou Ltd.) pour toutes les questions et relations formelles et juridiques (par exemple, les contrats), elle peut utiliser son nom commercial pour les enseignes extérieures, les cartes de visite, le papier à en-tête, etc.

2. Sélectionnez un siège social

Vous devez choisir un siège social pour la société qui se trouve en Colombie-Britannique.

• Le siège social d'une société est l'endroit officiellement désigné comme tel par la société auprès du ministère ou de l'autorité gouvernementale compétente. Le siège social peut être une adresse commerciale ou résidentielle, mais ne doit pas être une case postale. Vous aurez besoin de l'adresse complète.
• Le siège social est généralement le principal lieu d'affaires de la société (par exemple, magasin, usine ou bureau) et ne doit pas nécessairement être un "bureau". Si la société a plus d'un lieu d'affaires, vous pouvez choisir l'un de ces lieux.

3. Nombre d'actions

Vous devez choisir le nombre d'actions que chaque actionnaire détiendra.

• Une société peut émettre le nombre d'actions qu'elle juge souhaitable. L'élément crucial est la proportion d'actions initialement émises à chaque actionnaire, plutôt que le nombre réel. Par exemple, s'il y a deux actionnaires et que chacun doit avoir une participation de 50 % dans la société, il importe peu que chaque actionnaire reçoive 10 actions ou 10 000 actions chacun, puisque dans les deux cas, les deux reçoivent une proportion égale des actions.
• Néanmoins, il peut être avantageux d'émettre un plus grand nombre d'actions. Cela peut faciliter la vente d'une partie de ces actions à une date ultérieure, car chaque action aura une valeur inférieure. De plus, les émissions d'actions ultérieures de la société peuvent être plus attrayantes pour les investisseurs, car la valeur des actions serait plus faible étant donné le plus grand nombre d'actions déjà émises.
• Il n'est pas rare que le nombre total d'actions émises à tous les actionnaires initiaux soit égal à 1 000 actions. Cependant, vous pouvez décider d'augmenter ou de diminuer ce montant.

4. Individus ayant un contrôle significatif (ICS)

Vous devez préparer un registre de transparence.

Depuis le 1er octobre 2020, les sociétés privées de la Colombie-Britannique sont tenues de tenir et de maintenir un registre de transparence.

Un registre de transparence est une liste d'informations sur les personnes importantes d'une société sur un document spécifique que seules les sociétés privées constituées en Colombie-Britannique sont tenues d'avoir et qui est conservé dans le propre bureau d'enregistrement de chaque société. 

Le public n'a pas accès au registre de transparence : seuls les administrateurs actuels de la société, les forces de l'ordre et les fonctionnaires d'inspection spécifiques y ont accès, sous réserve de certaines règles.

Contenu

Chaque société conservera les renseignements suivants sur chaque personne importante :

• nom complet, date de naissance et dernière adresse connue
• s'ils sont citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada
• s'ils ne sont pas citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada, tous les pays ou États dont ils sont citoyens
• s'ils sont résidents du Canada aux fins de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada)
• la date à laquelle ils sont devenus ou ont cessé d'être une personne importante dans la société
• une description de la façon dont ils sont une personne importante
  

Les sociétés doivent mettre à jour leur registre annuellement OU dans les 15 jours suivant la prise de connaissance d'un changement affectant leur registre.

5. Choisir les administrateurs

Vous devez déterminer qui seront les administrateurs de la société.

• Les administrateurs sont les personnes qui gèrent les affaires de la société et prennent toutes les décisions importantes pour celle-ci.
• Chaque société doit avoir au moins un administrateur, et il peut y en avoir plusieurs. Seules des personnes physiques peuvent être administrateurs d'une société.
• Les administrateurs peuvent également être des actionnaires et des dirigeants (voir ci-dessous) de la société. En fait, c'est typique dans les petites entreprises.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque administrateur : son adresse résidentielle complète, s'il est résident canadien et sa profession.

6. Sélectionner les dirigeants

Vous devez sélectionner qui seront les dirigeants de la société.

• Les dirigeants sont les personnes qui occupent certains postes de direction, tels que président, vice-président, secrétaire et trésorier, entre autres.
• Une société doit nommer un président et un secrétaire.
• Les dirigeants peuvent occuper plus d'un poste. Par exemple, une personne peut être à la fois le président, le secrétaire et le trésorier.
• Les dirigeants peuvent également être des administrateurs et des actionnaires de la société. En fait, c'est typique dans les petites entreprises. Il n'y a aucune exigence de résidence canadienne pour les dirigeants.
• Vous devrez connaître les informations suivantes pour chaque dirigeant : son adresse résidentielle complète et sa profession.

7. Fin de l'exercice financier

Vous devez sélectionner la fin de l'exercice financier de la société.

• Un exercice financier est toute période de 12 mois utilisée par une société comme période comptable officielle. La fin de l'exercice financier est le dernier jour officiel de l'exercice financier d'une société. La fin de l'exercice financier ne doit pas nécessairement être le 31 décembre, mais il s'agit généralement du dernier jour du mois choisi.
• Il n'est pas rare que les sociétés choisissent le 31 décembre comme fin d'exercice. Toutefois, vous pouvez modifier cette date si vous avez des raisons spécifiques de le faire.

8. Sélectionner les comptables

Vous pouvez sélectionner les vérificateurs ou les comptables de la société. Si vous ne le faites pas, vous pouvez quand même constituer la société.

• Les vérificateurs sont les professionnels qui vérifient l'exactitude, l'équité et l'acceptabilité générale des registres comptables d'une société et les attestent. Une société doit généralement nommer un vérificateur pour préparer les états financiers annuels de la société. Le comptable doit être un CA, un CGA ou un autre professionnel possédant les titres appropriés. Alternativement, vous pouvez nommer des comptables pour préparer les états financiers de la société, mais qui n'agiront pas en tant que vérificateurs de la société.
• Les actionnaires d'une société privée peuvent choisir de ne pas nommer de vérificateur pour une année financière donnée. Tous les actionnaires doivent consentir à cette décision. Cette décision n'est valable que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, où tous les actionnaires de la société doivent à nouveau consentir à ne pas nommer de vérificateur pour l'année financière suivante.